ひらのすけ ライフログ
暮らしをちょっとアップデート
仕事のコト・モノ

仕事が劇的に変化するツール3選

こんにちは、ひらのすけ(@hiranosuke_pay)です。

  • もっと仕事のレベルを上げたい!!
  • もっと生産的に仕事をしたい!!

そのように思っているビジネスマンの方も多いと思います。

そのために「読書」「勉強」などを実施することは大切です。

しかし今ある「ツール」やアイテムを使うだけで、劇的に仕事の質が変わるものもあります。

僕や僕のチームが活用して良さを実感しているビジネスツール3つを紹介します。

マインドマップ

マインドマップとは

まず僕が1番利用しているツール「マインドマップ」です。

マインドマップとは、頭の中で思い描いたものを図式化する表現手法です。

マインドマップのメリット

マインドマップを利用することで、構造的に物事を捉えること、考えることができます。

頭で「なんとなく」思い描いていることをマインドマップに落とします。

以下のような効果が実感できます。

  • 自分の考えがスピーディにまとまる
  • 自分の考えを客観的に見られる
  • 自分の考えの過不足点が見えやすくなる

様々な場面で利用できる万能ツール

僕は仕事にかかわらず、様々な場面でこのツールをりようしています。

  • 新商品の企画
  • プレゼン資料作成
  • ブログ執筆

個人利用に限らず、チームでブレストする際も利用しています。

とにかくアイデアを出して、後から階層構造を変更する。

そうして、発散と収束して、方向性をまとめてられます。

ひらのすけ
ひらのすけ
あとから見直して、階層構造を変えられるのが便利!! プレゼン資料などが必ず利用しましょう!!客観的に見て伝わりやすい資料ができるはずです!!

まずは利用してみる

絵だけ見てみると「あー、こんなもんか」「よくあるよくある」と思うかもしれません。

しかし使ってみるからこそ、自分の頭の中まで整理できていることを実感できると思います。

私が利用しているのは「Xmind」です。

ちなみにこの記事のマインドマップ(途中)は以下のような形です。

まだまだですが、ここから階層などを見直して修正して行っています。

無料版もあるためぜひ試してみてください。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールとは

これは言葉そのまま、ビジネス用のチャット機能があるツールです。

ビジネス用のLINEですね。

チャット以外の機能が豊富

「チャット」と書きましたが、その他の機能が充実しています。

  • ファイル共有
  • タスク・進捗管理
  • 音声・ビデオ通話

PCとスマホで利用できるため、どんなシーンでも利用がしやすいです。

トラブル時なども迅速な対応ができます。。。(あって欲しくないですが、、、)

メールの無駄を省略できる

「お世話になっております。〇〇の✖️✖️です」

社内のやりとりでもこういうものをメールだとつけることが多いと思います。

僕、この無駄はなんなんだ?と入社当時から思っていました。

ビジネスチャットではこのような定型文言などを入れないことは通常です。

要件だけを共有することで、無駄なやりとりは省略できるのは実感できています。

利用しているビジネスチャットツール

僕の会社では「MicroSoft Teams」を利用しています。

別会社では「Slack」を利用していましたが、Teamsの方がしっくりきています。

何よりいいのが「Office365」との連携です。

かなりの会社でOfficeツールを利用しているのではないでしょうか?

TeamsはOffice365の1つのサービスとなっています。

Teamsのグループ(チーム)内で、ExcelやPowerPointなどを共有もちろん、共同編集などができます。

編集した資料を都度メールで共有。なんてことはしなくていいのです。

メールというツール、、、出番が少なくなりましたね。。。

落書き帳

最強のアナログアイテムが落書き帳?

いきなりすっごいアナログなものですみません。

僕の仕事用デスクには無印良品の落書き帳とペンを置いています。

全てに置いてデジタル派のひらのすけですが、このアナログな落書き帳は必須アイテムになっています。

落書き帳の使い方

僕はこの落書き帳は何か悩みがある、もやもやしているときに思っていることをとにかく書き出す。

思っていることを書くだけで、深く考えることができて、思考が整理できます

そして、何より「もやもや」を払拭した上で、タスクに集中できます。

アナログだからこそのメリット

なぜ僕がアナログな紙を使うのか。

1点目は集中できること。

どうしてもスマホやPCのメモだと他のことに気を取られます。

PC上などのマルチタスクで開いているものなどが気になってしまいます。

紙に書くとき、まっさらな白い空間とペンだけだと集中できて自分自身とも向き合えます

できれば、PCディスプレイなども消しておくことをオススメします。

2点目は記憶に残ること。

手書きしたことは記憶に残ると言われています。

集中状態の中で、自分の頭になることを深く考えることを手書きする事で、本質的な核の部分が記憶に残せます。

きっかけは書籍「0秒思考」

僕が実践し始めたきっかけは書籍「0秒思考」を読んだ事でした。

詳細な実施方法は書籍を参照いただきたいです。

ビジネスマンが必読の書籍です。

ぜひ自分の思考を書き出して、「なぜ」「どうしたいか」など、自分の思考を深堀してください。

個人作業しかやった事がないため、もしチームで「0秒思考」の作業には取り入れていません。

もしチーム作業で取り入れているという方がいれば、ぜひ効果などを教えてもらえると嬉しいです。

さいごに

いかがだったでしょうか。

使うだけで、仕事のレベルが上がると言えるツールばかりだと思います。

ツールは会社指定のものを利用する制限もあるかと思いますが、ぜひ検討してみてください。

ツールは日々アップデートしているため、ぜひおすすめのビジネスツールがあれば、教えてください。

ひらのすけ